Бланк вкладыша в трудовую книжку

Новый типовой бланк трудовой книжки с 1 сентября 2021 года

Новый бланк трудовой книжки утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021. С какой даты его применять? Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые? Что делать с неизрасходованными бланками старого образца? Все, что нужно знать о бланках трудовых книжек, вы найдете в этой статье.

Какие бланки трудовых книжек сейчас в ходу

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Если вновь поступающий на работу сотрудник имеет в прошлом трудовой стаж и не отказался от бумажной трудовой в пользу электронной, он предъявляет ее работодателю в обязательном порядке. Последний продолжает фиксировать в ней все основные факты трудовой биографии сотрудника с момента приема и до увольнения или до перехода на цифровой вариант.

Если в 2021 году человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку ему заводить не нужно, сведения на него работодатель должен вести исключительно в электронном виде. Но это не значит, что оформлять трудовую с нуля больше не придется. Например, новый бланк может потребоваться для восстановления утерянной трудовой (для оформления дубликата).

В любом случае следует всегда строго соблюдать форму документа. ТК РФ говорит нам о том, что трудовая книжка — это документ установленного образца. За историю своего существования бланк трудовой книжки несколько раз переутверждался. В настоящее время действуют все когда-либо существовавшие версии, а именно бланки образца:

• 1938 года (утвержден постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320);
• 1975 года (утвержден постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656);
• 2003 года (утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);
• 2021 года (утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Последняя версия трудовой книжки: нормативная база

Как мы уже сказали выше, форма нового бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, а также правила ведения и хранения книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Трудовые книжки нового образца, который утвержден в 2021 году, нужно применять с 01.01.2023. Подробнее читайте здесь.

Новый бланк трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Если новый работник предъявит вам книжку старого формата, которая до сих пор не закончилась, продолжайте заполнять именно ее. Менять бланк на новый не нужно. Неизрасходованный к 2023 году запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них можно использовать и дальше, пока он не закончится. Так сказано в постановлении Правительства от 24.07.2021 № 1250.

Вопросы изготовления и приобретения бланков трудовых книжек регулируются приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Все вопросы по заполнению подробно рассмотрены в нашей статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где приобрести бланки трудовых книжек

Работодатель должен всегда иметь достаточный запас бланков трудовых книжек (п. 45 Правил ведения ТК, утв. приказом 320н). Размер запаса работодатель устанавливает сам.

Бланками трудовых книжек работодатели обеспечивают себя сами.

Официальным и единственным изготовителем бланков в стране является объединение «ГОЗНАК». Приобрести бланки непосредственно там вряд ли получится. Объединение работает через официальных распространителей, список которых можно найти на его официальном сайте.

В свою очередь, распространители тоже не занимаются продажей книжек в розницу. Если требуется небольшое количество бланков, их можно закупить в книжных магазинах или у продавцов канцтоваров. Как правило, они распространяют бланки на законных основаниях.

Главное — убедиться в том, что вы покупаете официальный бланк, имеющий все степени защиты, серию и номер. Если есть сомнения, можно запросить у продавца документы, подтверждающие законность продажи. Не стоит приобретать книжки с рук, в ларьках и переходах. Так легко нарваться на подделку.

Как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Возможно ли бесплатно скачать бланк трудовой книжки

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, имеющий уникальный серийный номер и соответствующую степень защиты. Она относится к защищенной полиграфической продукции, которая производится только объединением «ГОЗНАК» и распространяется с соблюдением определенных ограничений. Так что скачать бланк трудовой книжки для того, чтобы использовать его в работе, невозможно. Его можно применять только в качестве образца.

Неопытный кадровик может использовать скачанные бланки, чтобы потренироваться перед заполнением настоящих документов. Вот, пожалуй, и все варианты применения бланков из интернета.

Можно ли использовать бланк, который сотрудник принес сам

Так поступать не стоит. И вот почему:

• Во-первых, это нарушает требования приказа № 117н. В нем прямо указано, что обеспечение работодателей бланками трудовых может осуществляться только распространителями (юрлицами или ИП), которые отвечают требованиям «ГОЗНАКа».
• Во-вторых, при получении бланка от работника нет никаких гарантий его подлинности.

Так что оформлять нужно только заведомо законные и приобретенные в проверенном месте бланки трудовых книжек.

Важно! Стоимость бланка разрешается взимать с работника. О налоговых последствиях выдачи работникам трудовых книжек читайте здесь.

Итоги

Новым является бланк трудовой книжки образца 2021 года, который вводится в оборот с 01.01.2023. Бланки, применявшиеся ранее, в настоящий момент и в дальнейшем тоже вполне легитимны и применяются наравне с новым. Трудовая книжка относится к защищенной полиграфической продукции, имеет строгие особенности формы и четкие правила изготовления, приобретения и учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как написать заявление на вкладыш в трудовую книжку

Заявление на вкладыш в трудовую книжку — это документ, который является основанием для выдачи дополнительного бланка и внесения в него сведений о рабочей деятельности сотрудника. Обычно он требуется, если основной формуляр заполнен.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Форма трудовой книжки и порядок ведения и хранения утверждены Приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Основные правила относятся и к вкладышу (порядок их выдачи отмечен в разделе VI). Он представляет собой дополнительные листы к трудовой и является неотъемлемой частью и равноценным продолжением первоначального бланка, дублируя его форму и содержание. Как самостоятельный документ он недействителен (п. 32 порядка, утв. Приказом № 302н).

В бланке предусмотрены три раздела для внесения информации:

• о сотруднике (титульный лист);
• работе (о приеме и увольнениях);
• награждениях работника.

Иногда информации так много, что пустых полей для заполнения в одном из разделов не хватает. Это происходит по разным причинам:

• частые переводы с одного рабочего места на другое;
• быстрое продвижение по карьерной лестнице;
• частые награждения и поощрения.

В этом случае кадровики используют дополнительные формуляры и вшивают их в основной документ. С этих пор вносить записи в первоначальный бланк нельзя, даже если пустые поля еще остались.

Работодатель обязан внести запись в книжку не позже чем через 5 дней с момента трудоустройства сотрудника (ч. 2 ст. 66 ТК РФ , п. 2 порядка, утвержденного Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021). Чтобы не допустить нарушения, работодатель обязан заготовить необходимое количество вкладышей (п. 44 порядка, утв. Приказом № 320н).

Их количество для одного работника законом не ограничено. Основное правило: необходимо вшить их в тот раздел трудовой книжки, в котором поля закончились. А на первой странице основного документа поставить штамп с отметкой «Выдан вкладыш» и вписать серию и номер (п. 33 порядка, утв. Приказом № 320н).

Нужно ли работнику писать заявление о выдаче вкладыша в ТК

Законодательство обязывает работника подавать работодателю заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку, если это необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка либо для подтверждения волеизъявления работника по оплате расходов на приобретение вкладыша в ТК. Затраты работник вправе покрыть любым способом:

• разрешить работодателю вычесть необходимую сумму из заработной платы;
• оплатить наличными;
• произвести безналичный перевод.

Самовольно работодатель не вправе вычесть из заработной платы деньги, потраченные на приобретение дополнительного формуляра. Потребуется письменный запрос от сотрудника на эти действия.

Бланки трудовой хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. И на их выдачу требуется заявление от сотрудника, ответственного за их ведение (п. 41 порядка, утв. Приказом № 320н). Обнаружив, что требуются дополнительные листы, кадровик просит владельца книжки составить заявление и вместе со своей заявкой подает его директору на визу. Затем руководитель издает распоряжение об оформлении нового бланка.

Как выглядит заявление на вкладыш в трудовую книжку

Заявление на оформление дополнительных листов включает два пункта: просьбу выдать формуляр и отметку о способе возмещения расходов за него. Допустимо составить два отдельных заявления. Но этот вариант не имеет смысла. Логичнее написать один запрос с указанием обоих пунктов.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) действующего образца содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого до 1 сентября 2021 года регламентировалась утратившим силу постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». А с указанной даты актуальный бланк вкладыша в трудовую книжку содержится в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Правила из постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утратили силу.

Вложение старого образца состояло из 9 разворотов для сведений о работе и 8 для сведений о награждениях. Документ нового образца состоит из 12 и 5 разворотов соответственно.

В Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н содержится новый бланк ТД, состоящий из 14 разворотов для внесения сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях. Но новые бланки вступят в силу только с 1 января 2023 года (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

Обратите внимание, что бланки старого образца не утратят юридическую силу. Это касается и уже выпущенных в работу, и новых, имеющихся в запасе у работодателя (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

Как выглядит

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК. Хотя фактически это продолжение ТК, вложение имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.

Образец оформления титульного листа

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находится несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Покажем конкретный пример — образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2022 году с соблюдением действующих правил.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Запись о наличии вложения, его серию и номер в ТК рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись все-таки сделали заранее и она ошибочна, то необходимо исправить сведения.

Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).

Общий порядок заполнения

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.

Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1. С того момента, как в ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.

Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.

Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вложения в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК.

Образец записи в ТК, что выдан вкладыш

Вопросы оформления вложения оговорены в п. 32 раздела VI приложения 2 к Приказу Минтруда № 320н. По этим правилам в ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер документа. Надпись или штамп ставится на титульном листе (стр. 1) ТК. Если на первой странице места нет, то ее делают на титульном листе первого вложения (п. 33 раздела VI приложения 2 к Приказу Минтруда № 320н). Ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.

Так выглядит образец записи «выдан вкладыш в трудовую книжку», сделанный от руки.

Инструкция по вшиванию

С 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в ТК необязательно. Порядком ведения и хранения ТК из Приказа Минтруда № 320н такая необходимость не предусмотрена. Но вкладыш без основной ТК недействителен, т.е. одно от другого неотделимо. Для качественного и надежного скрепления бланков на практике все равно используется метод вшивания.

Обратите внимание, что, несмотря на то что формально вшивать вложения не нужно, проверяющие органы щепетильно относятся к правильному хранению ТК. То есть документы, заведенные до 1 сентября 2021 года, должны быть подшиты по всем правилам.

Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Это схема — образец, как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2022 году.

А так выглядит правильно вшитый вкладыш.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько необходимо для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

1. Отрывать обложку вкладыша.
2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
3. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
4. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе со вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.