Электронная трудовая книжка что это в 2023 году – Ериковское сельское поселение

Содержание

Как перейти к электронным трудовым книжкам

Из-за введения в России электронных трудовых книжек работодатели обязаны представлять в ПФР новые формы отчетности обо всех кадровых перестановках в процессе трудовой деятельности. За нарушение сроков их подачи планируется ввести ответственность. Законопроект в части изменения КоАП РФ рассмотрен пока лишь в первом чтении. Пенсионный фонд к предстоящим переменам уже подготовился — утверждены новые форм персотчетности. О том, в каких случаях их придется заполнять и в какие сроки отчитываться, вы узнаете из нашей статьи.

Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде

Трудовой кодекс дополнен новой статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» (СТД). Согласно ее положениям вся информация, которая сейчас подлежит отражению в традиционной трудовой книжке, будет фиксироваться в электронном виде. Именно эти сведения подразумеваются под появившимся в народе термином «Электронная трудовая книжка».

При поступлении на работу и заключении трудового договора лицо «предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее».

Документ устанавливает порядок и способы подачи работодателем сведений о трудовой деятельности сотрудников в систему ПФР, а также варианты получения гражданами аналогичных сведений.

Физлица смогут получить СТД одним из четырех способов:

обратиться к последнему работодателю, чтобы получить СТД за период работы у него;
в МФЦ;
в ПФР;
получить электронную версию на портале госуслуг.

на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

обеспечить техническое взаимодействия с ПФР;
принять и внести изменения в локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюзной организации (если она есть), а также подготовить и обсудить с представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры;
уведомить в письменной форме до 30.06.2020 всех сотрудников о переходе на СТД, а также об их праве выбора продолжения ведения сведений (путем заполнения трудовой книжки либо только в электронной форме);
разъяснить о необходимости подачи каждым сотрудником до 31.12.2020 письменного заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о формировании CТД исключительно в электронном виде. Причем наличие заявления должно быть отражено в СТД, представляемых в ПФР. Если же сотрудник так и не подаст указанное заявление, работодатель продолжит вести трудовые книжки по-прежнему. Прекратить ведение трудовых книжек работодатель вправе только при получении от работника заявления об электронном способе ведения СТД. От ответственности за ее ведение и хранение работодатель в этом случае освобождается. Причем при выдаче книжки в нее необходимо внести запись о наличии заявления работника об электронном ведении СТД. Работник, выбравший ведение трудовой книжки в бумажной форме, свое право сохраняет и при устройстве к другому работодателю. Изменить способ ведения СТД можно в любой момент, подав письменное заявление об этом работодателю. Лица, не успевшие до 31.12.2020 подать заявления о выборе способа ведения СТД, могут это сделать в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы либо при трудоустройстве. Круг таких лиц ограничен. Это лица, которые по состоянию на 31.12.2020 трудовых обязанностей не исполняли, но место работы за ними сохранялось (на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в соответствии с законодательством).

Что поменяется в персонифицированном учете

В Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ внесены изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в электронном виде в органах ПФР, будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Состав раздела «Сведений о трудовой деятельности»:

— сведения об изменении наименования (с реквизитами приказов);

— регистрационный номер страхователя

— сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения;

— должность в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы;

— сведения о переводах на другую постоянную работу;

— сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений;

— реквизиты приказов, подтверждающих оформление трудовых отношений

— о продолжении ведения страхователем трудовой книжки;

— о предоставлении электронной трудовой книжки

Таким образом, в СТД будет отражаться та же информация, что и в трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и поощрениях.

Обо всех случаях приема на работу, переводов, увольнений, подачи заявлений о способе ведения трудовых книжек организация обязана сообщать в ПФР. Сроки представления сведений зависят от вида события и периода, когда оно произошло (2020 или 2021 годы).

Срок представления сведений в ПФР в 2020 году

Срок представления сведений в ПФР в 2021 году

— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай

— не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа

— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай

— не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа

— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел случай

При представлении работодателем сведений о застрахованном лице впервые страхователь обязан одновременно представить в ПФР сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020. Обращаем внимание, что сообщать придется о деятельности именно в данной организации, а не у предыдущих работодателей.

Еще один важный момент: при отсутствии у работников кадровых событий, перечисленных в таблице, сведения о его деятельности в течение 2020 года подавать не нужно. Их представление в ПФР откладывается до 15.02.2021.

Если численность работников за предшествующий месяц составляет 25 и более человек, сведения представляются исключительно в электронной форме, подписанной усиленной электронной подписью. Этим правом могут воспользоваться и организации с меньшей численностью сотрудников.

Формировать сведения в форме электронного документооборота можно c помощью:

своих программных средств;
бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда РФ.

К организациям и должностным лицам, допустившим нарушения, будет применена административная ответственность по нормам трудового права.

Как накажут за нарушения правил ведения электронных трудовых книжек

Статья 5.27 КоАП РФ, предусматривающая санкции за нарушения трудового законодательства и иных НПА, содержащих нормы трудового права, дополнена новой частью.
Согласно ее положениям, нарушение сроков представления СТД в информационную систему ПФР либо неоднократное представление неполных или недостоверных сведений будет караться предупреждением должностных лиц.
Под неоднократным нарушением подразумевается опоздание с представлением сведений либо их неполная или недостоверная подача два и более раза в течение одного года.
В случае принятия новшество заработает 01.01.2020.

Проект принят пока только в первом чтении. Поэтому есть риск, что ко второму чтению законотворцы внесут в него изменения и ужесточат ответственность.

Формы для передачи электронных сведений в ПФР уже разработаны

ПФР опубликовал подробную инструкцию по переходу к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Цель формирования ЭТК:

обеспечить постоянный и комфортный доступ граждан к информации об их деятельности;
предоставить новые возможности для кадрового учета.

в личном кабинете на сайте ПФР;
на портале госуслуг;
через приложения смартфонов.

оперативный доступ сотрудников к указанной информации;
сведение к минимуму количества допускаемых ошибок;
возможность дистанционного устройства на работу;
сокращение расходов на закупку, ведение и хранение бумажных книжек;
оформление пенсий без личного присутствия и представления подтверждающих документов;
возможность использования данных документа при получении госуслуг;
возможность аналитической обработки информации для госорганов и работодателей;
повышение сохранности и безопасности данных.

Для передачи СТД будут применяться формы:

СЗВ-ТД — для предоставления СТД на всех работников в органы ПФР;
СЗИ-ТД — для предоставления СТД в отношении отдельного работника по его запросу.

приема и увольнения;
переводов;
установления иной квалификации.

сведения о страхователе (регистрационный номер, наименование работодателя, ИНН, КПП);
СНИЛС, Ф.И.О. зарегистрированного лица;
сведения о подаче заявления относительно прежнего ведения трудовой книжки или о представлении СТД с указанием даты;
отчетный период;
признак отмены мероприятия;
дату приема, перевода, увольнения;
вид мероприятия (прием, перевод и т.д.);
должность, профессию, специальность, квалификацию;
вид поручаемой работы;
структурное подразделение;
причины увольнения с указанием нормы ТК РФ;
основание (наименование документа, дата и его номер).

С 01.01.2020 — ежемесячно до 15-го числа следующего месяца. Отражать информацию необходимо только в отношении тех работников, у которых произошли кадровые перестановки.

С 01.01.2021 — о приеме и увольнении придется сообщать не позднее рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Подать форму можно как на бумаге, так и в электронном формате. Порог численности сотрудников — 25 человек.

Форма СЗИ-ТД предусмотрена для отражения индивидуальных сведений о деятельности работника за весь период его работы в организации. Эта форма предназначена для выдачи сотрудникам по их запросу. Например, при увольнении.

Ее содержание аналогично форме СЗВ-ТД.

Бумажную СЗИ-ТД придется заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную — усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Алгоритм действий работодателя в связи с переходом на электронные трудовые книжки

Итак, если законы о введении электронных трудовых книжек примут, работодателям придется выполнить целый комплекс мероприятий. Для удобства они представлены в виде таблицы.

— приема на работу;

— переводов на другую постоянную работу;

— подачи заявления о способе ведения трудовой книжки.

Потребуется заполнить форму СЗВ-ТД и отправить в ПФР не позднее 15-го числа следующего месяца

Уведомить каждого работника о его праве выбора способа ведения сведений о трудовой деятельности

Разъяснить работникам о необходимости подачи заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о формировании CТД исключительно в электронном виде

Принять и внести изменения в локальные нормативные акты. Обеспечить техническое взаимодействие с ПФР

В случае приема на работу или увольнения форма СЗВ-ТД должна будет представляться в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Сообщать обо всех остальных кадровых перестановках нужно не позднее 15-го числа следующего месяца

Однако остаются вопросы, волнующие многих кадровиков: как в электронную трудовую книжку попадут сведения о трудовой деятельности на предыдущих местах работы? Есть ли вероятность того, что это станет обязанностью текущего работодателя?

Эта работа уже проведена. Дело в том, что сведения о трудовой деятельности передаются в органы ПФР с момента вступления в силу Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете, и данные за период до 2002 года в органах ПФР уже имеются. Они передавались в составе формы СЗВ-К в период 2003-2004 годов.

Реализация прав граждан на пенсию за период после 2004 года осуществляется по отчетам, отражающим страховой стаж этого периода, а также начисленные и уплаченные страховые взносы.

С 2015 года в системе ОПС действуют два самостоятельных закона № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» и № 424-ФЗ «О накопительной пенсии», согласно которым производится оценка пенсионных прав граждан. Сведения о страховом стаже выгружаются на индивидуальные страховые счета по формам СЗВ-М и СЗВ-стаж, а сведения о доходе и взносах — по данным из расчетов, передаваемым из ФНС.

Таким образом, этих сведений для расчета пенсии достаточно и работодателям не придется отчитываться за предыдущие места работы своих сотрудников.

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

Вся правда об электронных трудовых книжках. Инструкция для работодателей

Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам

изменил Трудовой кодекс и определил основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки. изменил Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Теперь мы предоставляем в Пенсионный фонд РФ новую отчетность.

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации.

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция. Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно. Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная. Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

что изменилось в законодательстве;
что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников. И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

Прием на работу.
Постоянный перевод.
Увольнение.
Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ

Пример заявления 216.1 КБ

Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и её преимущества

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализуется только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки предоставляются в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности. Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности. Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения. Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг. Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов. Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года могли подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

— Место работы.Периоды работы.

-Должность (специальность, профессия).

-Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).

-Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

-Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых формируются электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений реализуется в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодатели проводят работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, вносят изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Вопросы-ответы по введению с 2020 года электронной трудовой книжки

1 .Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

— Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

2. В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

— Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

3. В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

— С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

4.Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

— Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

5. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

— Аналогично другой отчетности в ПФР.

6. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

— Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfr.gov.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:у работодателя (по последнему месту работы);в территориальном органе Пенсионного фонда России;в многофункциональном центре (МФЦ).

7. В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

— По составу данных обе книжки почти идентичны.

8. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

— Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

9. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

— Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

10. Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

— Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Оцените статью:

[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]