Компенсация за личный легковой автомобиль

Начисление компенсации за использование личного автотранспорта для служебных поездок в пределах и сверх норм в 1С: ЗУП ред. 3.1

Вопрос начисления компенсации за использование личного транспорта волнует всех: сотрудникам интересно сколько они получат в итоге, все ли затраты им возместят, бухгалтеры ищут информацию о налогообложении таких выплат. В этой статье удовлетворим интересы обеих сторон: работникам расскажем на что они могут рассчитывать, а вам, уважаемые коллеги, подскажем как оформить такие выплаты в программе 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.

Итак, при использовании личного транспорта для служебных поездок сотруднику действительно полагается выплата компенсации за его использование. Об этом говорится в ст. 188 ТК РФ.

Выплата компенсации может быть оформлена двумя способами:

1. Сумма компенсации оговорена и закреплена в трудовом договоре;

2. С сотрудником заключается договор аренды транспортного средства.

Согласно ст. 188 ТК РФ, для начисления компенсации должны выполняться следующие условия:

• транспортное средство используется в интересах работодателя;

• работодатель информирован об его использовании и согласен;

• размер возмещения расходов по использованию личного транспорта определен в трудовом договоре, в письменной форме.

Для получения компенсации сотрудник предоставляет:

1. Заявление работодателю;

2. Обоснование использования автотранспорта в служебных целях и периодичность;

3. Копии всех документов на автомобиль, включая документ, подтверждающий право собственности.

Третий пункт особенно важен! Если сотруднику автомобиль не принадлежит, а управляет им он по доверенности, то согласно Письма Федеральной налоговой службы от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@ «О направлении разъяснений» вы не имеете права возмещать работнику такие расходы.

Специально процитируем выдержку из этого письма:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Обращаем внимание, что компенсация использования ГСМ производится на основании документов по фактическим затратам.

Согласно постановления, норма зависит от объема двигателя автомобиля и составляет для автомобилей:

• с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб.

• свыше 2000 куб. см. – 1500 руб.

Для мотоциклов предусмотрена компенсация в сумме 600 руб.

Компенсация устанавливается соглашением сторон и может быть назначена:

• в фиксированной сумме, не зависимо от интенсивности поездок;

• в зависимости от интенсивности поездок и определяется ежемесячно.

В любом из этих вариантов, компенсация не начисляется за дни отсутствия сотрудника на работе – отпуск, больничный и т.п.

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ данная компенсация в пределах норм не облагается НДФЛ и согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ – страховые взносы с таких сумм не начисляются, в пределах сумм, зафиксированных трудовым договором между работодателем и работника.

Эти моменты нам необходимо учесть при создании нового вида начисления.

Рассмотрим порядок отражения начисления компенсации за использование личного автотранспорта в пределах и сверх установленных норм на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом.

Создание начисления «Компенсация за использование личного транспорта
(в пределах норм)»

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Начисления».

Шаг 2. Для создания нового вида начисления, нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3. Заполните данные для начисления.

• Наименование – «Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)»;

• Назначение начисления – «Прочие начисления и выплаты»;

• Начисление выполняется — «Ежемесячно»;

• Установите переключатель в положение «Результат рассчитывается» и задайте формулу расчета.

При установленном значении поля «Начисление выполняется» — «Ежемесячно» — компенсация будет начисляться одновременно с начислением заработной платы. Ее значение определяется кадровыми приказами – «Прием на работу», «Кадровый перевод» и т.п.

Можно задать значение «По отдельному документу». В этом случае, компенсация будет вводиться отдельным документом. Этот вариант подойдет при учете интенсивности использования автотранспорта, когда ежемесячно определяется сумма компенсации сотруднику работодателем.

Шаг 4. Заполните формулу расчета с учетом отработанного времени. Для формулы введите новый показатель расчета – «Компенсация за использование личного транспорта в пределах норм» по кнопке «Создать показатель».

Этот показатель нужен нам, чтобы зафиксировать сумму компенсации в рублях для расчета начисления с учетом отработанных дней.

Если бы мы того не делали, достаточно было бы установить, что результат начисления вводится фиксированной суммой, указав сумму компенсации в документе. Но нам необходимо учесть случаи отсутствия сотрудника.

Шаг 5. Заполните данные нового показателя:

• укажите наименование показателя (произвольно) – «Компенсация за использование личного транспорта (в пределах норм)»;

• установите тип показателя — «Денежный»;

• установите переключатель в положение «Используется во всех месяцах после ввода значения».

Сохранив показатель, задайте с его помощью формулу:

КомпенсацияЗаИспользованиеЛичногоТранспортаПоНормам * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

В данном примере, время сотрудников определяется в днях.

Шаг 6. На вкладке «Учет времени» выберите вид времени «Явка».

Шаг 7. На закладке «Средний заработок» снимите установленные по умолчанию флажки, т.к. компенсация за использование личного автомобиля при расчете среднего заработка не учитывается согласно п. 2, 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Шаг 8. Перейдите на закладку «Налоги, взносы, бухучет» и укажите, что наше начисление в пределах норм не облагается НДФЛ и страховыми взносами, не включается в расходы по оплате труда.

А вот для ситуации начисления компенсации сверх нормы здесь будут установлены другие значения.

Шаг 9. Сохраните новое начисление – «Записать и закрыть».

Новое начисление создано.

Создание начисления «Компенсация за использование личного транспорта
(сверх норм)»

Сумма компенсации в пределах норм очень маленькая и не покрывает всех затрат сотрудника. Поэтому организации выплачивают еще одну компенсацию сверх норм.

Следом создадим и второе начисление «Компенсация за использование личного транспорта (сверх норм)», настройки которого выполняются полностью аналогично, за исключением 2 моментов:

Шаг 1. Необходимо добавить новый показатель в формулу расчета на вкладке «Основное».

Шаг 2. На вкладке «Налоги, взносы, бухгалтерский учет» нужно указать, что компенсация сверх норм не принимается к расходам в налоговом учете.

Начисление компенсации за использование личного транспорта

Начисления нами созданы, пора перейти к практике.

Приведем условный пример: По заявлению сотрудника Базина А.В. приказом руководителя ООО «Крон-Ц» ему назначена ежемесячная компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в размере 9000 рублей. Автомобиль Базина — Chevrolet Aveo New Седан, с рабочим объемом двигателя, 1229см³. Размер компенсации и условия использования автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору. Выплата компенсации начинается с 01 февраля 2021 года в размере: 1200 рублей в пределах норм, 7800 рублей сверх норм.

Отразим данное начисление в программе 1С: ЗУП.

Шаг 1. Создайте документ «Изменение оплаты труда» в разделе «Зарплата» — «Изменение оплаты сотрудников».

Шаг 2. Добавьте два вида компенсации за использование личного транспорта согласно условию нашего примера.

Шаг 3. Сохраните документ – «Провести и закрыть».

Шаг 4. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов».

У сотрудника Базина А.В. помимо оклада отразились начисления компенсаций в размере 1200 рублей и 7800 рублей.

НДФЛ и страховые взносы рассчитались только с оклада.

Шаг 5. Сформируем документ отражения заработной платы в разделе «Зарплата».

Автоматически для всех начислений программа сформирует статью расходов ОТ (Расчеты по оплате труда). Если эту статью оставить как есть, то при синхронизации в 1С: Бухгалтерию предприятия будут сформированы проводки по кредиту счета 70 «Расчеты по оплате труда». Поскольку компенсационные начисления работникам не относятся к расходам на оплату труда согласно ст. 255 НК РФ, то эти начисления нужно отразить по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Поэтому в столбце «Статья расходов» выберите значение ПР (Прочие расчеты с персоналом).

Посмотрим, как отразились эти затраты в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 после синхронизации.

Видим, что статьи и счета затрат корректны.

Нам остается только выплатить компенсацию сотруднику. Т.к. счет учета затрат компенсации один — 73.03, то это можно сделать как единым платежным поручением в банк, так и разными.

Вот таким нехитрым образом делается начисление компенсации за использование личного автомобиля.

Компенсация за использование личного транспорта работников в служебных целях

Так как любые действия в организации должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете, у бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы. Облагается ли данная компенсация «зарплатными» налогами? Можно ли сумму компенсации учесть при определении налоговой базы по прибыли? Какими документами регулируются такие отношения?

Оформление компенсации

Существует два подхода к оформлению отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях:

1) между организацией и сотрудником заключается договор аренды транспортного средства;

2) на основе приказа руководителя выплачивается компенсация.

Рассмотрим оба подхода. Итак, при первом варианте оформления отношений заключается договор аренды между организацией и сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 ст. 609 ГК РФ (ст. 643 ГК РФ). Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе проводить текущий и капитальный ремонт. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию – как коммерческую, так и техническую. При этом, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией.

При втором варианте рассматриваемые отношения кроме Гражданского кодекса регулируются Трудовым – ст. 188, в которой сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Значит, организация сама устанавливает размер компенсации за использование личного транспорта сотрудника. При этом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личный транспорт для служебных целей, является приказ руководителя организации, в котором предусматривается размер компенсации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного транспорта работника для служебных поездок. В размер компенсации работнику включается сумма износа личного транспорта, затраты на горюче‑смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт.

Налогообложение

Налог на прибыль. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта. Обращаем ваше внимание на то, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сотрудников учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Согласно Постановлению № 92[1] эти нормы таковы: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб./мес.

При этом на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты компенсации за использование личного транспорта работника могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, и в пределах законодательно установленных норм.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации. В размер компенсации работнику включается возмещение износа личного транспорта, затраты на горюче‑
смазочные материалы, а также на техническое обслуживание и текущий ремонт.

Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок. Таким образом, в приказе может быть указана и большая сумма, но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться названными нормами.

Для получения компенсации сотруднику нужно принести в бухгалтерию организации следующие документы:

– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

– другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче‑смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т. д.).

Кроме этого, бухгалтерии организации необходимо регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ № 152[2].

Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.

За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, на больничном, а также в других случаях, когда его личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных целей», от 16.05.2005 № 03‑03‑01-02/140 и МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@, от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Как быть, если хотите учесть расходы свыше норм при определении налога на прибыль?

На практике расходы, связанные с использованием личного транспорта работника, могут быть намного больше, чем предусмотрено Постановлением № 92. При этом цель любой организации – это получение прибыли и минимизация налогов, то есть все понесенные расходы бухгалтер хочет включить в налогооблагаемую базу по прибыли и тем самым уменьшить налог на прибыль. Для того чтобы можно было учесть все расходы, связанные с использованием личного транспорта сотрудника в служебных целях, необходимо заключить гражданско-правовой договор между организацией и работником, то есть договор аренды транспортного средства.

В этом случае Постановление № 92 не применяется, а расходы по эксплуатации автомобиля будут включены полностью при расчете налогооблагаемой базы по прибыли, но с учетом п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть в бухгалтерию необходимо будет представить те же документы, что и для выплаты компенсации. Такой вывод содержится в письмах Минфина РФ от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13, от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24.

В этом случае необходимо помнить о нормах расхода топлива и смазочных материалов, так как сотрудники налогового и финансового ведомств настаивают на том, что при определении расходов на ГСМ налогоплательщику нужно руководствоваться Нормами расхода топлива, введенными Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23‑р[3] (письма Минфина РФ от 14.01.2009 № 03‑03‑06/1/6, № 03‑03‑06/1/15, от 04.09.2007 № 03‑03‑06/1/640).

Однако суды придерживаются другой позиции. Они считают, что расходы при определении налоговой базы по прибыли должны учитываться в фактически произведенных размерах. В Определении ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08 суд указал на следующее: так как Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на горюче‑
смазочные материалы в целях налогообложения прибыли и Нормы расхода топлива и смазочных материалов, на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер, значит, фактически произведенные затраты на приобретение горюче‑смазочных материалов могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Такие же выводы представлены в Постановлении ФАС ЗСО от 20.02.2006 № А44-3149/2005-9.

Налог на доходы физических лиц. Согласно абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

По мнению сотрудников контролирующих органов, не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работникам за использование ими личных автомобилей, в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92. Все выплаты, произведенные свыше указанных норм, подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 26.03.2007 № 03‑04‑06-01/84, от 01.06.2007 № 03‑04‑06-01/171, от 24.12.2007 № 03‑11‑04/3/513, УФНС по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, от 28.08.2007 № 28-17/1269).

Однако с такой позицией не согласны суды. В своих решениях арбитры основываются на том, что согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, принадлежащих сотруднику, а также расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, выплата компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях не может быть ограничена нормами Постановления № 92, а значит, компенсация, определяемая соглашением сторон, не подлежит обложению НДФЛ.

Такой вывод был сделан в постановлениях ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06, ФАС ЗСО от 19.03.2008 № Ф04-2044/2008(2440‑А46-34), ФАС УО от 18.03.2008 № Ф09-511/08‑С2, ФАС ПО от 19.08.2008 № А06-6865/07, ФАС СЗО от 23.01.2006 № А26-6101/2005-210.

Если в договоре аренды транспортного средства установлена арендная плата, то ее сумма подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке по ставке 13%, не подлежат обложению НДФЛ только сумма компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и понесенные расходы.

Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование. Объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ). В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), к которым, в частности, относится возмещение расходов за использование личного имущества работника в служебных целях.

Согласно письмам финансового ведомства и сложившейся арбитражной практике компенсация, выплачиваемая сотрудникам за использование их личного транспорта, в пределах сумм, указанных в Постановлении № 92, не подлежит обложению ЕСН, так как подпадает под действие пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Что касается той части компенсации, которая превышает нормативы, установленные Постановлением № 92, такие суммы не облагаются ЕСН, поскольку в принципе не являются объектом налогообложения. Это связано с тем, что по общему правилу они не принимаются в уменьшение налогооблагаемой прибыли согласно п. 38 ст. 270 и п. 3 ст. 236 НК РФ (письма Минфина РФ от 29.12.2006 № 03‑05‑02-04/192, УФНС по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1).

При возникновении споров с налоговыми органами арбитры встают на защиту налогоплательщика. Так, ФАС ЗСО в Постановлении от 19.03.2008 № Ф04-2044/2008(2440‑А46-34) признал недействительным решение налогового органа о привлечении организации к налоговой ответственности за неуплату ЕСН в связи с выплатой работникам компенсации за использование их личного транспорта в производственных целях, поскольку эта компенсация подпадает под действие пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Такие же выводы сделаны в постановленияхФАС ВВО от 01.10.2007 № А17-710/2007-05-20, ФАС МО от 14.06.2006 № КА-А40/5051-06, ФАС СЗО от 23.01.2006 № А26-6101/2005-210.

Таким образом, платить ЕСН с сумм указанной в трудовом или коллективном договоре компенсации, даже если она превышает нормативы, установленные Постановлением № 92, не нужно.

Объект обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и база по их начислению совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона № 167‑ФЗ[4]). Следовательно, взносы в Пенсионный фонд на суммы компенсаций также не начисляются.

Сумма арендной платы, предусмотренная договором аренды транспортного средства, подлежит обложению ЕСН в общеустановленном порядке на основании п. 1 ст. 236 НК РФ.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Согласно п. 4 Правил[5] страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, установленные Перечнем[6]. Согласно п. 10 Перечня не начисляются страховые взносы на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ; суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами от несчастных случаевна производстве и профессиональных заболеваний. Что касается ситуации, когда заключен договор аренды автомобиля, то на выплаты по гражданско-правовому договору не начисляются страховые взносы, если иное прямо не указано в договоре (п. 4 Правил).

[1] Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

[2] Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

[3] Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23‑р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

[4] Федеральный закон от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

[5] Постановление Правительства РФ от 02.03.2000 № 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

[6] Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.
В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?
Посмотреть ответ

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))?
Посмотреть ответ

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.