Счета фактуры это первичные документы

Первичные документы: все, что нужно знать бухгалтеру

Перед сдачей годовой декларации по прибыли бухгалтеры внимательно проверяют первичные документы. «Первичка» должна быть в идеальном состоянии. Иначе последуют неминуемые последствия: налоговики снимут расходы, откажут в вычете. Кроме того, если возникнет спор с контрагентом, то сделку без документов подтвердить не получится.

О чем нужно помнить при работе с первичными документами, читайте в нашей статье.

Без первичных документов факт поставки доказать нельзя

Компания обратилась в суд с иском о взыскании с ответчика около 14 млн рублей. В обоснование своих требований ООО представило подписанные им в одностороннем порядке счета-фактуры на оплату продукции, деньги за которую так и не поступили.

Судьи пришли к выводу о недоказанности истцом факта поставки продукции, в связи с чем отказали в удовлетворении иска.

Дело в том, что согласно Закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными документами. Именно данные документы, в частности, товарные накладные, подтверждают передачу товарно-материальных ценностей.

Однако истец не представил указанные документы. Счета-фактуры и книги продаж являются односторонними документами.

При этом ни одного двустороннего документа либо документа, исходящего от ответчика и подтверждающего факт заключения и исполнения сделки, истцом также не представлено.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.

Примечание редакции:

не подтвердит факт сделки и акт сверки расчетов. Данный документ сам по себе без «первички», на основании которой он составлен, не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой (постановления Арбитражного суда Московского округа от 14.04.2016 № Ф05-4222/2016, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.11.2016 № Ф07-8809/2016).

Суд разъяснил, в каком случае факт оказания услуг можно подтвердить без «первички»

Компания обратилась в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности в размере 500 тыс. рублей, а также процентов за пользование чужими деньгами.

Судами было установлено, что организация заключила договор на консультационные услуги, которым предусмотрено, что исполнитель обязуется представить заказчику результаты оказанных услуг в бумажном и в электронном виде.
Стоимость услуг составляет 1 млн 500 тыс. рублей. Заказчик внес аванс в размере 500 тыс. рублей. Однако позже сообщил контрагенту об одностороннем расторжении договора и запросил у него копии документов, подтверждающие оказание услуг.

По мнению исполнителя, полный комплекс услуг был оказан. Правда, заказчик с этим не согласен, так как контрагент не представил подтверждающих документов. В связи с этим компания полагает, что предоплату нужно вернуть.

Суды первой и апелляционной инстанций установили факт оказания услуг. Выяснилось, что по первому этапу подготовлено и передано заказчику экспертное заключение, по второму – даны рекомендации об устранении неработающих гиперссылок на сайте, разработан порядок организации внутреннего контроля и т.д.. Оказание консультационных услуг и сопровождение процесса устранения имеющихся нарушений законодательства осуществлялось путем онлайн-консультирования исполнителя сотрудниками.

При этом само по себе отсутствие между сторонами подписанного акта выполненных работ не является основанием для вывода, что работы по договору не выполнялись. В противном случае нарушаются принципы возмездного характера оказываемых услуг и соразмерности компенсации оказанным услугам.

При возмездном оказании услуг заказчика интересует именно деятельность исполнителя, не приводящая непосредственно к созданию вещественного результата. Указанная позиция отражена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 18140/09.
Неподписание актов оказанных услуг при доказанности самого факта их оказания не может являться основанием для освобождения заказчика от их оплаты.

Суд кассационной инстанции согласился с выводами нижестоящих судов.

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017.

Несущественные ошибки в «первичке» отказом в вычете НДС не грозят

Компания заключила договор купли-продажи, в рамках которого продавец поставил покупателю запасные части и специальное оборудование к транспортным средствам. Договор, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные подтверждают факт поставки.

Однако по итогам выездной проверки налоговики отказали компании в вычете НДС, доначислили налог, пени и штрафы. Основание: наличие ошибок в товарно-транспортных накладных (неуказание договора, количества грузовых мест, массы груза прописью, отсутствие ссылок на номера и даты транспортных накладных, на паспорта и сертификаты). Инспекторы посчитали, что данный факт подтверждает нереальность хозяйственных отношений между продавцом и покупателем.

Несмотря на это, судьи признали, что представленные первичные документы подтверждают доставку и получение компанией товаров. Выявленные ИФНС недостатки в товарно-транспортных накладных не являются существенными в силу ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не свидетельствуют о нереальности поставок товара и не могут служить основанием для вывода о непоставке товара.

Кроме того, компания представила товарные накладные по форме ТОРГ-12, в которых указаны:

• наименование документа, дата его составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• товар, его количественные и стоимостные характеристики;
• общая стоимость товара.

Подлинность печатей, которыми заверены данные документы, налоговым органом не оспаривалась.

Водители, которые были указаны в ТТН, на допросе подтвердили, что действительно перевозили товар. Тот факт, что они не были официально оформлены у перевозчика и тот не подавал на них сведения и не платил налоги и взносы, к вычету НДС проверяемым налогоплательщиком отношения не имеет.

Таким образом, суд пришел к выводу о соблюдении компанией установленных НК РФ условий, необходимых для предъявления сумм НДС к вычету. Решение инспекции признано недействительным.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017.

Примечание редакции:

отметим, что налоговая служба подтверждает – несущественные ошибки в «первичке» поводом для снятия налоговых расходов не являются (письмо от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). В данном письме подчеркнуто, что не являются основанием для отказа в принятии расходов ошибки в первичных документах, не препятствующие фискалам при проведении проверки идентифицировать:

1) продавца;

2) покупателя;

3) наименование товаров, работ, услуг, имущественных прав;

4) их стоимость;

5) другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения.

Несущественные ошибки в первичных документах можно не исправлять.

«Первичка» с фальшивой подписью не может подтвердить сделку

ИФНС убрала из расходов общества неподтвержденные затраты на покупку запчастей и товаров, доначислив налог на прибыль в размере 1,7 млн рублей.

Суд, изучив материалы дела, встал на сторону инспекции. Фемида посчитала, что доводы налоговиков об отсутствии реальных операций компании с контрагентами подтверждаются представленными доказательствами:

• в счетах-фактурах, накладных от спорных фирм-поставщиков эксперты установили, что подписи их руководителей сфальсифицированы;
• контрагенты не располагали имуществом, транспортом и не осуществляли операции, подтверждающие ведение хозяйственной деятельности;
• деньги перечислялись транзитом на счета других компаний и физлиц;
• по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, фирмы не находились.

Вывод: компания не была осмотрительна в выборе деловых партнеров, следовательно, расходы произведены вне связи с реальной деятельностью.

Определение Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902.

Первичные документы нужно подписывать исключительно собственноручной подписью

Контрагент компании предлагает применять факсимильные подписи при документальном оформлении сделки. Допускается ли заверять таким способом первичные документы? Возможны ли в этом случае негативные налоговые последствия при признании организацией расходов по налогу на прибыль?

Ответ Минфина РФ однозначен: подписывать документы факсимиле неправомерно.

Дело в том, что Законом о бухучете предусмотрен перечень обязательных реквизитов первичного документа. Одним из них является подпись лица (лиц) с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации.

При исчислении налога на прибыль не учитываются расходы, которые документально не подтверждены.

Примечание редакции:

у судей по данному вопросу нет единого мнения. Есть решения как в пользу позиции чиновников (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010), так и против нее (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010). Учитывая противоречивую судебную практику, компаниям безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись.

«Первичку» с ошибкой заменить нельзя

Компания самостоятельно разработала способы исправления первичных документов по аналогии с правилами, установленными для счетов-фактур. При обнаружении ошибки в «первичке» оформляется новый документ с такими же реквизитами.

Однако ФНС РФ считает, что такое исправление документов недопустимо, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» этого не предусматривает. Составление корректировочного документа возможно исключительно для счета-фактуры, который служит основанием для принятия НДС к вычету.

Примечание редакции:

в рассматриваемом письме налоговая служба повторила позицию, высказанную Минфином РФ в прошлом году (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Судьи не согласны со столь жесткой позицией Минфина РФ. По мнению арбитров, первичный документ с недочетами можно заменить на новый с теми же реквизитами, так как подобного запрета законодательство не содержит (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017).

Тем, кто не готов спорить с проверяющими, советуем исправлять «первичку» по правилам Закона о бухучете, которые прописаны в ст. 7. Итак, документ должен содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перевод на русский язык первичных документов не всегда уместен

Первичные документы должны быть составлены на русском языке. Если документ содержит записи на иностранном языке, то необходим построчный перевод.

Однако фирменное наименование товара можно не переводить, поскольку в этом случае могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Правда, нужно соблюсти условие, при котором из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. Свое мнение Минфин РФ основывает на решении суда (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК).

Расходы можно подтвердить электронными документами

Федеральный закон № 402-ФЗ разрешает оформлять первичный документ на бумажном носителе и (или) в электронном виде. В последнем случае документ нужно завизировать электронной подписью (ЭП).

Использование ЭП регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ. В нем говорится, что цифровой документ, который подписан квалифицированной подписью, может приравниваться к документу, составленному на бумаге, если бумажная форма по закону не требуется. Если же документ подписали простой или неквалифицированной ЭП, то он применяется только в оговоренных законами случаях или при договоренности между взаимодействующими сторонами.

Электронным документом, подписанным квалифицированной ЭЦП, можно подтверждать траты налогоплательщика. Правда, эта норма действует в том случае, если закон не требует обязательного составления документа на бумаге.

Примечание редакции:

ранее Минфин РФ считал возможным подписать электронные документы простой электронной подписью (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323) либо усиленной неквалифицированной ЭП (письмо от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

Отметим, что если электронные документы составлены не в установленном формате, то в случае истребования в рамках налоговых проверок их нужно представить в ИФНС в бумажном виде с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС РФ от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).

Для списания расходов на автоперевозку без транспортной накладной не обойтись

В целях налогообложения прибыли расходы на перевозку груза автомобильным транспортом должны подтверждаться транспортной накладной, составленной по форме, приведенной в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272).

Необходимость наличия именно этого бланка (никакого иного первичного документа в свободной форме, как то разрешает Закон о бухучете) вытекает из положений п. 2 ст. 785 ГК РФ. В норме сказано: заключение договора перевозки груза подтверждает составление и выдача отправителю транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного транспортным уставом или ГК РФ).

Примечание редакции:

при доставке товара собственным транспортом покупателя транспортная (товарно-транспортная) накладная не оформляется. Для учета расходов на приобретение и доставку товара в этом случае будет достаточно товарной накладной (ТОРГ-12), выставленной продавцом, а также путевого листа (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Ежемесячно оформлять акт по арендным услугам не обязательно

Арендная плата включается в прочие расходы в целях исчисления прибыли. Важно, чтобы арендуемое имущество применялось в коммерческой деятельности компании. Подтвердить данные траты можно следующими документами:

• договором аренды;
• платежными документами;
• актом приемки-передачи снимаемого объекта.

А вот ежемесячно оформлять акт по оказанным арендным услугам не обязательно.

Примечание редакции:

чиновники и ранее разрешали не оформлять указанные акты (письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118). Однако следует помнить, что если составление данного документа прописано в договоре, то без него подтвердить расходы не получится (письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).

Документы по ОС нужно хранить 4 года с момента, когда оно полностью самортизировано

Общий срок хранения «первички» составляет 4 года. Правда, есть нюансы.

Так, если база по прибыльному налогу уменьшается, документы следует хранить в течение всего процесса уменьшения базы.

Что касается сохранности документов, обосновывающих амортизационные отчисления, здесь также есть особый порядок. А именно: отсчет срока стартует исключительно с окончания начисления амортизации.

Ведомство напомнило и о необходимом сроке хранения бухгалтерских документов ‒ не меньше 5 лет с момента их последнего использования.

Примечание редакции: что касается общего порядка хранения «первички», то, по мнению Минфина РФ, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

«Первичка» по сформировавшемуся убытку хранится, пока идет его списание

При этом неважно, что размер образовавшегося убытка уже подтверждался налоговиками ранее.

Такой вывод напрашивается из решения суда по результатам спора, возникшего между инспекцией и обществом.

У него по итогам 2008–2010 годов образовался убыток в размере 26,8 млн рублей. В 2012 году в рамках выездной проверки налоговики проверили «прибыльные» декларации за эти периоды и не обнаружили ошибок при формировании налогового результата.

В 2014 году компания включила в базу по прибыли всю сумму указанного убытка. Инспекторы снова пришли с проверкой и запросили первичные документы по убыточным суммам.

Не получив их, налоговики убрали из «прибыльной» базы спорные суммы, доначислили налог в размере 5,4 млн рублей, пени, штраф.

Общество посчитало, что его права нарушены: ведь один и тот же убыток попал под двойную проверку. Компания попыталась обжаловать решение ИФНС сначала в досудебном порядке, но безуспешно.

Жалобы в суды также не помогли.

Три судебные инстанции признали правомерность истребования налоговиками «первички», подтверждающей размер понесенного убытка в периоде его возникновения.

Пунктом 4 ст. 283 НК РФ установлена обязанность хранить «убыточные» документы весь срок, в который уменьшается база на ранее полученный убыток. При этом НК РФ не предусматривает прекращения обязанности по их хранению после проведения налоговой проверки. Такой же вывод содержится в письме Минфина РФ от 23.04.2009 № 03-03-06/1-276.

Судами установлено, что проведенная в отношении общества выездная проверка за период с 01.01.2012 по 31.12.2014 не является повторной, так как ранее эти периоды не проверялись (п. 10 ст. 89 НК РФ).

Кроме того, уменьшение налоговой базы на убыток произошло в проверяемый период. Тот факт, что во время предыдущей проверки нарушений не выявлено, не говорит о незаконности решения ИФНС.

Акты проверки за предыдущие налоговые периоды, в рамках которых не были установлены нарушения, не исключают привлечения компании к налоговой ответственности.

Общество не доказало, что именно затребованные документы легли в основу решения по прошлым проверкам.

Определение Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 304-КГ17-21192.

Примечание редакции:

недавно ВС РФ также отметил, что аналитические и синтетические данные бухгалтерского учета, расшифровки и пояснения по формированию результатов деятельности предприятия сами по себе, в отсутствие «первички», убытки не подтверждают (Определение ВС РФ от 22.01.2018 № 307-КГ17-20945).

С позицией суда соглашаются и чиновники (письма Минфина РФ от 25.08.2017 № 03-03-06/2/54617, от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить

Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.

Что входит в первичную документацию

Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.

Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):

• название;
• дату составления;
• название экономического субъекта, который его составил;
• содержание факта хозяйственной жизни;

Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.

Работа с первичкой в бухгалтерии

Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:

1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;

2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;

На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).

Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)

3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):

• в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью — в случаях, установленных методическими рекомендациями;
• на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;

4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).

5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;

6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:

• приказ (распоряжение) генерального директора компании;
• доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ.

В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.

Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):

• в электронный документ можно внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального;
• в документ на бумажном носителе исправление вносят так: зачеркивают ошибочный текст или сумму, делают корректную запись над зачеркнутым, добавляют надпись: «Исправлено». Зачеркивать чертой нужно аккуратно, так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Запрещены исправления в виде подчисток, замазывания, стирания.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

• дату исправления;
• должности лиц, составивших первичный учетный документ;
• подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Перечень первичной документации в бухгалтерии

Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.

Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

В примерный список «первички» входят:

• договор (контракт);
• счет на оплату;
• платежное поручение;
• кассовый чек;
• бланк строгой отчетности;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• товарная накладная.

Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.

Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

• длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;
• повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

• 10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
• 30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Учет первичной документации в бухгалтерии

Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.

Учет «первички» состоит из нескольких этапов:

• приемка;
• первичная обработка и регистрация;
• проставление визы генеральным директором;
• исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:

• за оформление документа и срок его составления;
• количество экземпляров документа;
• проверку документа и срок проверки;
• обработку документа и срок обработки;
• передачу документа в архив и срок передачи.

Хранение первичной документации в бухгалтерии

Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.

О первичных документах: для начинающих бухгалтеров

Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.

Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Как вы уже знаете, причиной оформления первичного документа служат события, случающиеся на предприятии. Однако не все события нужно относить к тем, которые требуют оформления первичного документа.

Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.

Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.

Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.

А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.

Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.

Названия первичных документов в бухгалтерском учете

Раньше мы узнали о существовании основных участков бухгалтерского учета, характерных для всех предприятий. Также имеется основной список «Хозяйственных операций», тоже характерный для всех предприятий. Любая «Хозяйственная операция» оформляется своим «Первичным документом».

Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».

А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».

Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»

В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.

Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.

Первичная документация: как все запомнить?

Как можно выучить все названия первичных документов? Для начала запомните, что основных первичных документов немного. Вероятно, их штук двадцать не наберется. Как вариант помощи себе, можно сделать так: для каждого участка бухгалтерского учета выписать основные «Хозяйственные операции» и к ним — названия «Первичных документов».

Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.

Не все «Первичные документы» делают проводки, есть исключения. Самые распространенные первичные документы не делающие проводок, но именно их чаще всего использует предприятие — «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность». Запомните — эти документы никогда не делают проводок. Их задача — сообщить, информировать.

Заключение

Итак, первичные документы создаются для тех Хозяйственных операций, которые затрагивают «Имущество» или «Долги/Обязательства» предприятия. Всякий такой первичный документ делает проводку, используя соответствующие счета бухгалтерского учета.

В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».

Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.

Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:

А вот документооборот для всех предприятий:

Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.