Трудовая книжка в день увольнения

Увольнение: выдача трудовой книжки

Трудовая книжка при приеме на вакантную должность передается на хранение работодателю. Ответственность за соблюдение требований к порядку ведения этого формуляра возлагается на предприятие, оформившее трудовые отношения с физическим лицом. Выдача трудовой книжки при увольнении считается обязательной процедурой, законодательством для реализации этого действия предусмотрены сжатые сроки.

Записи о зачислении в штат

Подтверждением факта официального трудоустройства и возникновения у сторон взаимных обязательств выступает трудовой договор. Он подписывается работодателем и работником. Дополнительно факт приема на должность отражается в трудовой книжке, аргументом для внесения записи выступает приказ руководителя.

При поступлении на работу новый специалист должен предоставить работодателю следующий комплект документов:

• паспорт или иной документ, которым человек может идентифицировать себя и удостоверить свою личность;
• если эта работа для сотрудника не первая, предоставляется трудовая книжка. При увольнении она выдается работнику на руки под роспись;
• СНИЛС;
• военнообязанные лица должны дополнить базовый комплект документов военным билетом;
• диплом для подтверждения уровня квалификационной подготовки, если должность, на которую принимают работника требует специального образования.

В некоторых случаях может понадобиться медицинская справка. Если это место работы для человека будет первым, то работодатель заводит для сотрудника трудовую книжку. Ее должны выдать работнику на руки при разрыве трудовых отношений.

Оригиналы всех предоставленных документов после ознакомления с ними специалиста кадровой службы возвращаются работнику. Исключение сделано для трудовой книжки. Она будет храниться у работодателя на протяжении всего срока трудоустройства.

Документальное сопровождение увольнения

Теперь поговорим о том, когда обязаны выдать трудовую книжку при увольнении. Для всех работодателей правовыми нормами предусмотрен единый алгоритм действий при разрыве трудовых отношений с сотрудниками.

Основания для досрочного или своевременного разрыва трудового договора должны соответствовать причинам, приведенным Трудовым кодексом. При формировании приказа на исключение из штата работника надо делать ссылку на соответствующий пункт ТК РФ, которым оговорена причина ухода человека с должности.

Увольнение должно происходить при условии, что вторая сторона трудовых взаимоотношений предварительно уведомлена о предстоящем разрыве договора. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку не ранее даты увольнения. До числа, которым реализовано фактическое расторжение трудового соглашения с нанятым гражданином, ответственность за сохранность трудовой в полном объеме возлагается на работодателя.

Если увольнение инициируется работником, он должен сообщить о своем намерении руководству компании письменно в виде заявления. Работодатель должен заранее знать, с какой даты должность высвобождается. На основании заявления сотрудника издается приказ по предприятию об увольнении. Распоряжение передается в бухгалтерию, чтобы произвести окончательный расчет с работником не позже даты его увольнения.

Реквизиты приказа заносятся в трудовую книжку при отражении информации о расторжении трудовых отношений. Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Одновременно с выдачей денежного расчета, который должен быть произведен в последний рабочий день сотрудника. Правила осуществления итоговых выплат в пользу работника прописаны в статье 140 ТК РФ.

После рассмотрения заявления работодатель должен издать приказ об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Это будет являться основанием для разрыва трудовых отношений с сотрудником. В распоряжении прописывается основание увольнения и реквизиты заявления. Приказ должен быть доведен до работника, что фиксируется росписью увольняемого под текстом распоряжения. Возврат трудовой книжки при увольнении ТК РФ предписывает осуществлять в последний трудодень работника.

При получении оригинала трудовой книжки уволенный специалист должен проверить содержание документа на корректность внесенных в него записей. Если обнаружатся неточности или ошибки, они должны быть оперативно исправлены.

Делается это путем признания записи недействительной с последующим созданием новых надписей с правильным содержанием. После увольнения, когда должны отдать трудовую книжку и произвести денежный расчет, ответственность за сохранность трудовой переходит к физическому лицу, на чье имя документ оформлен.

Если запись о приеме может быть внесена в трудовую с задержкой в несколько дней, то сведения о прекращении действия трудового договора должны быть отражены в бланке в день окончания срока актуальности трудовых взаимоотношений. Возврат трудовой книжки при увольнении сопровождается проставлением подписи сотрудника о получении им оригинала документа в специальном журнале.

В случае неявки должностного лица получение им трудовой обеспечивается через письменное оповещение работника о необходимости забрать документы. При отказе увольняемого прийти в офис компании работодатель с согласия бывшего работника может отправить документ по почте. Таковы правила выдачи трудовой книжки при увольнении.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Когда необходимо отдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику? Где он должен расписаться? Имеет ли право работодатель в случае конфликта удерживать трудовую книжку, и что ему может за это грозить? Как работодателю обезопасить себя, если трудовая бывшего работника осталась у него: куда и что писать? В каких случаях трудовую можно будет отдать не ее обладателю, а, например, родственнику? Когда ее можно будет вернуть бывшему работнику по почте? Как оформить документы в случае вынужденного восстановления на работе из-за задержки выдачи трудовой книжки?

Процедура передачи трудовой книжки

При получении трудовой книжки работник расписывается 4 под записью об увольнении, в личной карточке 5 и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 6 (см. «!» в Примерах 1, 2 и 4).

Увольнение в выходной день

Вопросы возникают, когда последний день срока трудового договора приходится на нерабочий день. Ведь днем прекращения трудового договора является последний день работы сотрудника, и именно в этот день должна быть выдана трудовая книжка (ст. 84.1 ТК РФ). Но как это сделать, если у всех выходной?

Пример 1. Подпись работника в трудовой книжке ниже записи об увольнении

Пример 2. Подпись работника в разделе XI личной карточки работника (форма № Т-2) при увольнении

Пример 3. Вычисляем дату выдачи трудовой книжки

При увольнении сотрудника его последний рабочий день выпал на 8 октября 2017 года (это выходной день — воскресенье).

В данном случае днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день, то есть работник должен быть уволен в понедельник 9 октября 2017 года (трудовая книжка выдается и расчет с работником производится в этот день).

Пример 4. Заполнение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша

Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций? Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Нужно вести журнал учета для электронных трудовых книжек?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

главный редактор журналов «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» и «Юридический справочник руководителя»

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?

Как отразить полученное образование и специальность в трудовой книжке

Объяснили, как в трудовую книжку вносить запись о высшем и др. образовании. Нужно ли указывать вместе с ним его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура)? Что писать в строке «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки, если в дипломе они не указаны? Как в трудовую книжку вносится запись об окончании магистратуры либо получении новой специальности, повышении квалификации? Можно ли вносить сведения об окончании аспирантуры и получении ученой степени? Что писать на титульном листе, а что в разделе «Сведения о работе»?

Выдача работодателем трудовой книжки и других документов работнику

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 06.02.2004) (далее — Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник просит об этом в период работы в организации. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенные выписки из трудовой книжки.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. В ст. 77 ТК РФ определено, что днем увольнения работника является последний день его работы. Однако ТК РФ предусматривает и особые случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы.

Так, согласно ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В связи с этим п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, определено, что датой увольнения (прекращения трудового договора) наряду с последним днем работы может быть и другой день, если это установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. Трудовую книжку выдают в последний день перед отпуском.

В соответствии с п. 35 Правил при выдаче трудовой книжки работнику все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил, а именно: отсутствия работника либо его отказа от получения трудовой книжки на руки).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок.

Здесь следует напомнить, что до 1997 г. в соответствии со ст. 213 КЗоТ РФ, если неправильная или не соответствующая действующему законодательству формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на новую работу, орган, рассматривающий трудовой спор, мог принять решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, но не более чем за один год.

Статья 213 КЗоТ в редакции Федерального закона от 17 марта 1997 г. № 59-ФЗ предусматривала, что может быть принято решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Однако в соответствии со ст. 216 КЗоТ РФ в случае рассмотрения иных требований, кроме требований о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула или разницы в заработке за время выполнения нижеоплачиваемой работы, орган, рассматривающий спор, имел право вынести решение о выплате работнику причитающихся сумм не более чем за три года. Это правило оказывало негативное влияние на налогообложение работодателя, ведь работодатель не мог отнести в состав затрат, например, компенсацию за неиспользованный отпуск за четыре года в полном объеме и поэтому не шел навстречу работнику, не выплачивал ему компенсацию полностью.

В настоящее время в соответствии со ст. 394 ТК РФ суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Кроме того, согласно ст. 395 ТК РФ при признании органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор, денежных требований работника обоснованными они удовлетворяются в полном размере, т.е. предыдущее ограничение, касающееся выплаты денежных сумм только за три года, снято.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки на руки.

Об изменении даты увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия (п. 36 Правил). Уведомление необходимо отослать в день увольнения заказным письмом или телеграммой.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (абз. 2 п. 36 Правил).

В противном случае наступает материальная ответственность работодателя по ст. 234 ТК РФ за ущерб, причиненный работнику в результате незаконного лишения его возможности трудиться.

Согласие о пересылке по почте трудовой книжки должно быть дано работником в письменной форме: он может либо заранее написать письменное заявление с просьбой переслать ему по почте трудовую книжку, либо переслать письменное заявление по почте заказным письмом или телеграммой. Телеграмма, заказное письмо являются доказательством просьбы работника переслать трудовую книжку по почте и должны быть подшиты к личному делу работника и заверены.

В Правилах не предусмотрен вариант передачи трудовой книжки доверенному лицу работника (по доверенности). Поэтому здесь действуют общие принципы, принятые в гражданском законодательстве: при передаче трудовой книжки доверенному лицу, необходимо затребовать с него доверенность, которая должна быть оформлена в соответствии со ст. 185–189 Гражданского кодекса РФ. Доверенность может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. При получении трудовой книжки доверенное лицо должно оставить организации-работодателю расписку о том, что такого-то числа им (Ф.И.О.) по доверенности получена трудовая книжка такого-то работника в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

По новым правилам, работник должен расписаться в трудовой книжке, своей подписью удостоверив, что все записи сделаны верно.

Если же работник отказывается получать трудовую книжку (такое бывает, если работник не согласен с увольнением за нарушение дисциплины и т.п.) необходимо составить письменный акт о таком отказе. Акт должны подписать члены трудового коллектива — незаинтересованные сослуживцы и обязательно члены профсоюза (если он есть в организации).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил). Вопрос, кто является родственником, Правилами не разъясняется. В Семейном кодексе РФ можно найти следующую формулировку понятия близких родственников: близкие родственники — родственники по прямой восходящей и нисходящей линии (родители и дети, дедушка, бабушка и внуки), полнородные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры. Автор придерживается следующей позиции: следует выдавать трудовую книжку близким родственникам, а также усыновителям или усыновленным. Другие варианты (передача трудовой книжки племяннику, племяннице, тете, дяде и т.п.) могут быть рассмотрены работодателем только в крайнем случае, если нет других близких родственников. В таком случае следует потребовать документы, подтверждающие родство.

Часто в практике возникает вопрос, можно ли пересылать трудовые книжки за границу.

В соответствии со ст. 3 Закона СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» трудовые книжки вывозу и пересылке не подлежат. В случае выезда за границу на постоянное жительство указанные документы сдаются в соответствующие организации или учреждение по последнему месту работы (службы) либо учета выезжающих граждан и лиц без гражданства. На основании сведений, содержащихся в трудовых книжках и других соответствующих документах, по просьбе заинтересованных лиц оформляются справки установленного образца о стаже трудовой деятельности.

ВЫДАЧА КОПИЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ, ВЫПИСОК ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

Трудовая книжка, другие документы, связанные с работой, могут потребоваться работнику не только при увольнении с работы. Не позднее трех дней со дня подачи письменного заявления работника работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил). Данное правило принято в соответствии со ст. 62 ТК РФ, в которой предусмотрено, что работодатель также обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копия трудовой заверяется на каждой странице.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. «Заверены надлежащим образом» означает, что работодатель (уполномоченное должностное лицо организации-работодателя) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» (последнего реквизита подлинного документа) проставляет заверительную надпись («Верно»); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, т.е. печатью организации или печатью отдела кадров. Выписка — это тоже копия, только копия части документа, оформляемая для выдачи на руки.

О.В. Попова, ведущий аудитор аудиторской и консалтинговой фирмы ООО «Финаудитсервис»